Radial · Anleitung für das Büro

Sich zurechtfinden

Melde dich auf app.radial-app.eu mit deiner E-Mail und deinem Passwort an. Alle landen auf der Übersicht. Als Administrator hat dein Menü neben Übersicht, Routenplaner und Auftragspool einen Bereich Admin:

Aufträge: Auftragsverwaltung, Auftragsvorlagen, Auftragsangebote
Mitarbeiterverwaltung: Mitarbeiter, Zertifizierungen, Stundenbericht
Standorte: Ankerpunkte, Regionen
Eigene Einträge: Lager & Material, Kunden, Abrechnung, Partnerschaften, Firmeneinstellungen

Alles, was du löschst, fragt vorher nach einer Bestätigung, außer wo diese Anleitung etwas anderes sagt.

Ersteinrichtung

Eine sinnvolle Reihenfolge für eine neue Firma:

Firmeneinstellungen: dein Anzeigename, Kontaktdaten und die Sprache der Kundennachrichten (Deutsch oder Englisch) für Nachrichten an deine Kunden.
Zertifizierungen: die Qualifikationen, die deine Aufträge verlangen, etwa Gas oder Elektro.
Mitarbeiter: deine Fahrer und Büroangestellten, mit den Zertifikaten, die jeder hat, und ihren Schichtzeiten.
Regionen, Ankerpunkte und Lager & Material: wo deine Leute arbeiten, starten und Material abholen.
Kunden und Auftragsvorlagen.
Einstellungen unter Abrechnung, wenn du aus Radial abrechnest.

Die App legt keine Anmeldekonten an. Der Eintrag unter Mitarbeiter enthält alles andere über die Person.

Mitarbeiter und Zertifizierungen

Zertifizierungen

Zertifizierung hinzufügen mit einem Name und einem Code (eindeutige ID), zum Beispiel gas-safe. Der Code lässt sich später nicht ändern. Aufträge nennen die Zertifizierungen, die sie brauchen, und Fahrer die, die sie haben; Radial lässt einen Fahrer nur Arbeit übernehmen, für die er zertifiziert ist, und der Routenvorschlag folgt derselben Regel.

Mitarbeiter

Nutze Mitarbeiter hinzufügen oder bearbeite eine Zeile. Jeder Mitarbeiter braucht Angaben unter Vollständiger Name, Systemrolle (Admin oder Fahrer) und Standortadresse (aus der Adresssuche). Für Fahrer legst du außerdem fest:

Schichtbeginn / Schichtende: Der Arbeitstag als HH:mm. Eine Schicht darf über Mitternacht gehen.
Vorhandene Zertifizierungen: Wofür dieser Fahrer qualifiziert ist.
Suchregion: Begrenzt die Adresssuche für diesen Fahrer und legt die Zeitzone fest, in der sein Arbeitstag gezählt wird. Ohne Suchregion nutzt die Adresssuche die Standardregion der Firma, und der Arbeitstag wird in UTC gezählt.
Ankerpunkte: Wo seine Route jeden Tag beginnt und endet.
Bedingungsmodus: Für Aufträge, die innerhalb ihres Kundenzeitfensters nicht erreichbar sind: Hart – Aufträge außerhalb ihres Zeitfensters herausnehmen oder Weich – mit Warnungen behalten.
Pause: Frühester und spätester Beginn sowie die Dauer der täglichen Pause.
Darf Folgebesuche veröffentlichen: Seine vorgeschlagenen Folgebesuche werden ohne deine Freigabe zu Aufträgen.

Beim Bearbeiten eines Fahrers kannst du auch seine gespeicherten Ankerpunkte und Vorlagen für persönliche Stopps verwalten; eine Vorlage für einen persönlichen Stopp wird sofort und ohne Rückfrage gelöscht. Hake Deaktiviert an, um jemanden aus der Routenplanung und neuen Zuweisungen zu nehmen, ohne ihn zu löschen.

Kunden

Nutze Kunde hinzufügen für eine Firma (Firmenname erforderlich) oder eine Privatperson (Privat, Nachname erforderlich), mit E-Mail, Telefon und Notizen. Fahrer sehen die Notizen bei jedem Auftrag dieses Kunden, also beschränke sie auf das, was vor Ort hilft.

Ankunftshinweise legt fest, wie der Kunde erfährt, dass jemand unterwegs ist: gar nicht, per E-Mail, per SMS oder beides. E-Mail braucht eine E-Mail-Adresse, SMS eine Telefonnummer. SMS wird gespeichert, aber noch nicht versendet, weil kein SMS-Anbieter angebunden ist.

Die Abrechnungsfelder (Rechnungs-E-Mail, USt-IdNr., Rechnungsadresse und Abweichender Stundensatz) werden bei der Abrechnung verwendet. Lass den Satz leer, um den Satz der Firma zu nutzen.

Lager, Ankerpunkte und Regionen

Lager und Artikeltypen

Lager & Material hat zwei Tabs. Unter Lager legst du jeden Standort mit Name, Adresse, Ort, Postleitzahl und Telefon an; Fahrer können ihn als Lagerstopp in ihre Route aufnehmen.

Unter Artikeltypen listest du die Materialien und Werkzeuge, die deine Aufträge brauchen, jeweils Wiederverwendbar (Werkzeug) oder Verbrauchsmaterial (Ressource), optional mit Stückpreis für die Abrechnung. Bestand hält fest, welche Lager einen Artikel führen. Radial ist ein Katalog, kein Lagerbuch: Es zählt keine Mengen.

Einen geführten Artikel aus einem Lager zu entfernen und einen Artikeltyp zu löschen, passiert sofort und ohne Bestätigung.

Ankerpunkte

Ankerpunkte sind benannte Firmenstandorte wie der Hof oder das Büro, die jeder Fahrer als Start oder Ende seiner Route nutzen kann.

Regionen

Regionen halten die Adresssuche in dem Gebiet, in dem ihr arbeitet, und legen die Zeitzone des Arbeitstags fest, in der der Arbeitstag gezählt wird. Markiere eine Region mit dem Stern als Standard der Firma; Fahrer ohne eigene Region nutzen sie für die Adresssuche, ihr Arbeitstag wird aber in UTC gezählt, bis sie eine Region haben.

Aufträge einstellen und verwalten

Die Auftragsverwaltung listet alle Aufträge. Neue Aufträge kommen in den Auftragspool, wo geeignete Fahrer sie übernehmen oder Radial sie in die vorgeschlagene Route eines Fahrers aufnimmt.

Einen Auftrag anlegen

Tippe auf Auftrag anlegen. Um mit einer Vorlage zu beginnen, wähle eine unter Auftragsvorlagen; sie füllt Titel, Beschreibung und Priorität sowie, falls die Vorlage sie enthält, geplante Dauer, Material und Besuche.
Tippe den Kundenname ein. Wähle einen vorhandenen Kunden, um den Auftrag zu verknüpfen und seine Daten zu übernehmen, oder lege direkt einen neuen Firmen- oder Privatkunden an.
Gib Auftragstitel, Beschreibung und Priorität ein und wähle bei Bedarf Erforderliche Zertifizierungen.
Unter Verfügbarkeit legst du eine Regel pro Zeitraum an, in dem der Auftrag erledigt werden kann: die Tage, eine Zeit Von und Bis sowie optional erstes und letztes Datum. Radial plant den Auftrag nur innerhalb dieser Zeitfenster ein. Ein Zeitfenster darf über Nacht gehen.
Unter Besuche behältst du Einzelner Besuch oder wechselst zu Mehrere Besuche für Arbeit in Etappen, etwa zwei Anstriche mit Trocknungszeit dazwischen. Jeder Besuch hat eine Dauer und eine Wartezeit nach dem vorherigen.
Unter Team & Routing legst du die Höchstzahl an Übernahmen fest (wie viele Personen den Auftrag bearbeiten dürfen) und ob der Optimierer ihn in Routen aufnehmen darf (Für den Optimierer geeignet) oder nur Fahrer von Hand (Nur manuell).
Suche die Adresse, wähle einen Vorschlag und dann Anlegen.

Fehlt etwas, listet der Dialog auf, was zu korrigieren ist, zum Beispiel eine Verfügbarkeitsregel ohne Tage oder zwei Regeln, die sich überschneiden.

Auftragsvorlagen

Auftragsvorlagen sind Vorlagen für Aufträge, die du oft einstellst, jeweils mit Bezeichnung, einem Code für Berichte, Standardtitel, -beschreibung und -priorität sowie optional geplanter Dauer, geplantem Material und Besuchen.

Eingestellte Aufträge betreuen

Jede Zeile kann angesehen, bearbeitet, zum Notfall hochgestuft oder gelöscht werden. Das Hochstufen setzt den Auftrag auf Notfall-Priorität und zeigt ihn den Fahrern als Meldung.
Läuft ab listet Aufträge, deren Verfügbarkeit innerhalb von zwei Wochen endet. Ein abgelaufener Auftrag wird nicht abgesagt; er lässt sich nur nicht mehr einplanen, also verlängere seine Verfügbarkeit oder entferne ihn.
Folgebesuche listet Folgebesuche, die Fahrer vorgeschlagen haben. Annehmen legt den Auftrag an und weist ihn dem Fahrer zu, der ihn vorgeschlagen hat; Ablehnen schließt den Vorschlag, sodass der Fahrer einen neuen machen kann.

Die Auftragsseite

Ein geöffneter Auftrag zeigt Kunde, Zeitplan, Besuche, benötigtes Material und Zertifizierungen, welche Fahrer ihn heute auf ihrer Route haben, und sein Protokoll: jede Statusänderung, Notiz und jedes Foto aus dem Außendienst. Du kannst dort auch Notizen ergänzen. Der Einsatzbericht fasst einen erledigten Auftrag zusammen: Anfahrt, Zeit vor Ort, Ergebnis, verbrauchtes Material und Anhänge.

Kunden um Bestätigung bitten schickt dem verknüpften Kunden in der Sprache deiner Kundennachrichten einen Link, um die gebuchte oder vorgeschlagene Zeit anzunehmen oder abzulehnen. Die Antwort wird im Protokoll festgehalten und ändert die Zeit nicht. Der Kunde braucht einen eingerichteten Kanal für Ankunftshinweise.

Den Tag verfolgen

Die Übersicht zeigt die Größe deiner Flotte, übernommene und nicht übernommene Aufträge, ein Feld Auslastung heute, das warnt, wenn es mehr Arbeit als Fahrer im Dienst gibt, und eine Karte Live-Betrieb mit offenen Aufträgen und den heute geplanten Routen.

Wähle im Routenplaner einen Fahrer, um seine geplante Route für den Tag in Reihenfolge zu sehen. Persönliche Stopps erscheinen als Stopps, ihre Bezeichnungen sind verborgen, außer der Fahrer hat Persönliche Stopps zeigen eingeschaltet. Für den gewählten Fahrer kannst du auch festhalten, welchen Transporter er an dem Tag fährt.

Du siehst die geplante Route jedes Fahrers, die sich aktualisiert, wenn Aufträge hinzukommen oder erledigt werden. Radial zeigt der Verwaltung nie den GPS-Standort eines Fahrers in Echtzeit.

Stunden und Abzeichnung

Fahrer bestätigen ihre Stunden am Ende jedes Tages. Der Stundenbericht fasst sie nach Tag, Woche oder Monat zusammen, für alle oder einen Mitarbeiter, und zeigt, welche Tage Abgezeichnet und welche noch unbestätigt sind.

Öffne eine Zeile, um die Zeiten jedes Tages und ihre Herkunft zu sehen: Erfasst von der App, Aus dem Plan, Laut Fahrer oder Bearbeitet. Von dort:

Freigeben hält fest, dass das Büro den Tag akzeptiert hat. Es zeichnet den Tag nicht für den Fahrer ab; beides wird nebeneinander angezeigt.
Tag bearbeiten korrigiert die Arbeitsblöcke und Pausen. Korrekturen werden als bearbeitet markiert, und der Tag behält seinen Abzeichnungsstatus. Eine Korrektur hebt eine frühere Freigabe auf, gib den Tag danach also erneut frei.

Abrechnung

Abrechnung hat drei Tabs.

Einstellungen

Lege Währung, Standard-Stundensatz und Standardrundung fest, einen Fahrtarif (Festbetrag, die damit abgedeckte Strecke und einen Satz pro km), den Standort, von dem aus Fahrten gemessen werden, und die Zeitzone für die Abrechnung.

Rechnungen

Rechnung erstellen für einen einzelnen erledigten oder fehlgeschlagenen Auftrag oder für den Monat eines Kunden. Du kannst auch aus einer Zeile in der Auftragsverwaltung eine erstellen.
Radial entwirft die Zeilen aus der erfassten Arbeit: Arbeitszeit, Anfahrt und Material. Zeilen, die einen Blick brauchen, sind markiert, zum Beispiel eine geschätzte Strecke oder ein Artikel ohne hinterlegten Preis.
Passe Zeilen an, füge einen Rabatt oder Notizen hinzu, dann Entwurf speichern. Vorschau erzeugen zeigt das Dokument.
Ausstellen gibt der Rechnung ihre Nummer. Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr bearbeiten, nur stornieren, was ihre Aufträge wieder zur Abrechnung freigibt.

Wartende Entwürfe findest du unter der Rechnungs-Glocke oben auf dem Bildschirm.

Vereinbarungen

Eine Vereinbarung entwirft die Rechnung eines Kunden automatisch jeden Monat. Pausiere sie mit Aktiv oder beende sie.

Partnerschaften und Auftragsangebote

Radial-Firmen können einander Arbeit weitergeben. Unter Partnerschaften nutzt du Partnerschaft vorschlagen mit dem Radial-Hostnamen der anderen Firma. Sie nimmt an oder lehnt ab, und beide Seiten können die Partnerschaft später beenden. Deine Firma braucht vorher einen Anzeigenamen in den Firmeneinstellungen.

Um einen Auftrag an einen Partner weiterzugeben, such ihn in der Auftragsverwaltung, nutze Einem Partner anbieten in seiner Zeile und wähle den Partner. Die Aktion erscheint, sobald du eine aktive Partnerschaft hast, und angeboten werden kann nur ein offener Auftrag, den niemand übernommen hat. Er bleibt in deinem Pool, bis der Partner annimmt.

Auftragsangebote listet Arbeit, die zwischen dir und deinen Partnern angeboten wurde. Ein eingehendes Angebot kannst du Annehmen oder Ablehnen, ein gesendetes Zurückziehen, und mit Ansicht siehst du, was angeboten wurde.